ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

El proceso general de comunicación contiene elementos que permiten establecer la transferencia de información desde que el comunicador emite el mensaje hasta que se produzca la retroalimentación. En este sentido, Gibson, Ivancevich y Donnelly (2005), “describen cinco elementos en el proceso de comunicación: el comunicador, el mensaje, el medio, el receptor y la retroalimentación” (p. 451). Partiendo de lo planteado por el autor, el proceso de la comunicación se da efectivamente cuando se emplean todos sus elementos, de faltar una de ellos se rompe la comunicación.

Por otro lado, Robbins y Decenzo (2001), “describen el proceso con siete elementos: origen de la comunicación, codificar el mensaje, el mensaje, el canal, decodificar el mensaje, el receptor y la retroalimentación. En tal sentido, la tarea del gerente de la organización es poner en práctica cada uno de estos procesos de una manera efectiva y eficaz que permita establecer en la organización una buena comunicación entre sus miembros, y en consecuencia, fortalecer la cultura de la organización de manera tal que se logre un clima organizacional favorable por lo tanto, se pudiera decir que la comunicación es un proceso o un flujo, en el cual se establece la transferencia y la comprensión del significado necesario para la transmisión de cambios, proyectos y planes que la organización amerite para su funcionamiento.

El COMUNICADOR (EMISOR)

Dentro del proceso de la comunicación se encuentra inmerso un elemento indispensable para el desarrollo del mismo, este elemento no es más que el comunicador o emisor quien cumple con la función de transmitir de una forma clara lo que se persigue lograr, para ello, el comunicador debe poseer habilidades y competencias que le permitan que el mensaje que transmite llegue sin ninguna distorsión a todos los miembros de la organización.

En el marco del trabajo organizacional, el comunicador, el emisor o la fuente es un empleado con ideas, intenciones, información y un propósito de comunicación. Es el que indica la comunicación. Según, Chiavenato (2001) “es el que emite o provee los mensajes por intercambio del sistema. El emisor crea una idea o escoge un hecho para comunicarlo lo cual pasa a ser el contenido de la comunicación, es decir, el mensaje con determinado significado. El emisor organiza su idea o mensaje, mediante una serie de símbolos, señales o códigos para comunicarlo a otras personas” (p. 325). En tal sentido, en el ámbito educativo un gerente como comunicador debe valerse no solo de la palabra para transmitir sus ideas debe utilizar, símbolos, señales y gesticulaciones para ser más efectivos el mensaje que quiere comunicar. 

LA CODIFICACIÓN

Dado el comunicador, debe ocurrir un proceso de codificación cuando se traducen las ideas del comunicador en un conjunto de símbolos sistemáticos, es decir, la codificación se presenta cuando el emisor traduce la información que transmitirá en una serie de símbolos. Tal como lo expresan Gibson, Ivancevich y Donnelly (2005), “la función de codificación es proveer una forma en que las ideas y los propósitos pueden ser expresados como un mensaje” (p.452), por lo que la fuente inicia un mensaje al codificar un pensamiento.

En la codificación el emisor determina el método de transmisión a fin de determinar que palabras y símbolos pueden organizarse en forma acorde con el tipo de transmisión. Una conversación donde ambas partes intervienen activamente, por ejemplo no se organiza de la misma manera como la de un memorándum por escrito. En tal sentido, la codificación es el procesamiento de toda la información emanada de la fuente, para luego ser condensada en un mensaje que refleje su propósito e intención y que sea fácilmente decodificadle para el público al que va dirigida. 

En consecuencia el propósito de la codificación es la comunicación, es decir, el emisor trata de establecer la reciprocidad de significado con el receptor eligiendo los símbolos, por lo general en forma de palabras y gestos, que en opinión del emisor tiene el mismo significado para el receptor y lo ayudan a la interpretación del mismo. Sin embargo, existen cuatro condiciones que afectan el mensaje codificado: la habilidad, las actitudes, el conocimiento y el sistema sociocultural. 

La codificación también incluye la evaluación por parte del emisor, la mejor forma para la transmisión de la información, al igual considera el ambiente o contexto donde se desenvuelve el emisor, la educación personal, las relaciones interpersonales, los conocimientos y la experiencia de las personas que comparten el mensaje, por ejemplo el docente decodifica el mensaje de una forma diferente a como lo decodifica el personal obrero o un miembro de la comunidad.

EL MENSAJE

Luego de los elementos antes mencionados, entra en juego el mensaje quien tiene toda la carga de la información, puesto que lleva todo lo que se quiere transmitir, por lo tanto, debe ser claro, preciso y concreto, de tal manera que todas las personas que lo reciban lo entiendan de la misma forma, es decir, le den el sentido que realmente tenga y la den el mismo significado. En consecuencia, el gerente de la organización debe utilizar apropiadamente los signos y símbolos para no generar confusión o distorsión en el mensaje.

El resultado del proceso de codificación es el mensaje, Tal como lo señala Robbins (2000), “el mensaje es el producto físico real de la fuente codificadora” (p.313). Asimismo, el código o el grupo de símbolos que se usa para transferir el significado, el contenido y las decisiones que se toman para seleccionar y ordenar tanto la codificación como el contenido afectan el mensaje. Entonces, el mensaje es lo que el individuo espera comunicar al recepto.

En tal sentido, el mensaje puede considerarse como la comunicación propiamente dicha, ya que, es lo que se quiere transmitir bien sea de forma oral o escrita, es decir, de manera formal o informal, el mensaje puede ser captado más fácilmente por el receptor, cuando el comunicador que está haciendo uso de la palabra, lo acompaña con gesticulaciones, que permiten al mismo tiempo establecer un clima de cordialidad y respeto entre los participantes del proceso de comunicación. 

EL CANAL

Es el medio por el cual viaja el mensaje, también representa el espacio intermedio entre el emisor y el receptor que generalmente constituye dos puntos distantes. De igual modo, lo afirma Koontz y Weihrich (2004) “la información se transmite por un canal que une al emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito y se le puede transmitir por medio de un memorando, una computadora, el teléfono, un telegrama, un correo electrónico, televisión y otros medios” (p. 595).

Asimismo, el canal lo elige la fuente y ésta debe determinar cual canal es formal e informal. A decir de Robbins (2000), “el cual establece que los canales formales están constituidos por la organización y transmiten los mensajes que atañen a las actividades relacionadas con el trabajo de los miembros, esto tradicionalmente sigue la red de autoridad dentro de la organización.

En muchas ocasiones el canal o medio es un elemento negado del proceso de comunicación. Frecuentemente los gerentes no consideran adecuadamente el impacto de la elección del canal con relación a la efectividad de la comunicación. Sin embargo, la selección del medio apropiado puede tener un gran impacto en la eficiencia de la comunicación, incluso en el desempeño organizacional.

EL RECEPTOR

Para que el proceso de comunicación se complete, el mensaje debe ser decodificado para que sea relevante al receptor. Es decir, el mensaje va dirigido a una persona, llamada receptor. No obstante, entes de que éste pueda recibir el mensaje tendrá que traducir los símbolos para que le resulte comprensible. Es decir, tendrá que decodificar el mensaje.

Así como la persona que codificó el mensaje dependía de sus habilidades, actitudes, conocimientos y sistema sociocultural igualmente el receptor dependerá de ellos. Según Gibson, Ivancevich y Donnelly (2005), “plantean la decodificación como un proceso mental del receptor, involucra la interpretación. Los receptores interpretan el mensaje a la luz de sus propias experiencias y marco referencial” (p. 453). De modo que, mientras más temprano sea el mensaje decodificado por la intención deseada por el comunicador, más efectiva será la misma.

Por consiguiente, en el desarrollo del proceso comunicacional si el emisor o fuente es muy hábil para hablar o escribir, entonces el receptor debe igualmente ser hábil para escuchar y leer, y los dos tienen que ser capaces de razonar. Es así como la comprensión debe estar presente tanto en la mente del emisor como del receptor. Y ponerla en práctica en la marcha de los proyectos, objetivos, a fin de establecer un proceso claro y eficaz de comunicación que facilite la retroalimentación de proceso, y por ende el logro de las metas propuestas.

No todas las personas que desempeñan el rol de receptor tienen la misma capacidad, conocimiento y habilidad para decodificar el mensaje que se ha emitido por la fuente, en este caso cuando la fuente es el gerente de la institución educativa debe ser muy cuidadoso con las palabras que utiliza de manera tal que pueda ser entendido con la intención con la cual a sido enviado, por lo tanto el representante que esta haciendo de receptor aunque no posea experiencias, habilidades, conocimientos es capaz de entender sin ninguna dificultad el mensaje, estableciendo una comunicación efectiva entre los miembros de una organización. 

LA RETROALIMENTACIÓN

Cuando el proceso de comunicación se establece en una sola vía no permite la retroalimentación del comunicador al receptor. Tal como lo afirma Robbins y Decenzo (2002), el último elemento del proceso de comunicación es el eslabón de la retroalimentación. “Cuando la fuente de la codificación decodifica el mensaje que ha codificado antes y cuando el mensaje vuelve a entrar en el sistema, entonces habrá una retroalimentación” (p.378). De acuerdo a lo planteado por los autores la retroalimentación es de suma importancia para el proceso comunicativo dentro de las organizaciones, permitiendo esclarecer dudas entre los miembros y establecer un clima de confianza entre ello.

Del mismo modo, la retroalimentación servirá para constatar si se ha conseguido transmitir el mensaje tal como se presentó y fue entendido por el receptor. Es así como, un retorno de retroalimentación entrega el canal para la respuesta del receptor que habilita al comunicador a determinar si el mensaje ha sido recibido y si ha producido una respuesta intencionada. No obstante, nunca se puede estar del todo seguro si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación.

La retroalimentación es la verificación que el receptor captó el mensaje; es decir, la verificación de que efectivamente se produjo la comunicación. Organizacionalmente, la retroalimentación promueve la motivación, orientando a los empleados hacia lo que van a hacer y señalándoles la vía a tomar para mejorar su desempeño. En consecuencia, la retroalimentación conduce a una mejor actuación y una buena actitud más positiva en el desempeño.

EL RUIDO

Existen elementos como el ruido que no permiten que el proceso de comunicación sea eficaz y efectivo dentro del proceso de las comunicaciones, generando muchas veces conflictos entre los miembros de la misma, perdiendo el sentido de lo que se quiere transmitir, pueden marcarse dentro de las barreras comunicacionales, ya que, el mismo no permite que haya fluidez en el proceso comunicacional.

En el marco del trabajo de la comunicación humana, el ruido puede aceptarse como el factor que distorsiona el mensaje intencionado y puede ocurrir en cada uno de los elementos del proceso. Así como lo señala Chiavenato (2001) el ruido: “Es una perturbación indeseable que tiende a distorsionar y alterar de manera imprevisible los mensajes transmitidos. El concepto de ruido incluye las perturbaciones internas, presentes a lo largo de los diversos componentes del sistema, como el caso de las perturbaciones en el transmisor (voz ronca o vocalización defectuosa, teléfono cruzado, carta ilegible, etc.) o en el receptor (sordera, dificultad de lectura, etc.). Por otra parte, la palabra interferencia sirve para denotar una perturbación externa del sistema, que influye negativamente en su funcionamiento ( ambiente bullicioso, distorsiones, oscuridad, etc.). (p. 330)

Si bien es cierto, en todo sistema de comunicación siempre existe algún grado de ruido, y puede ser evidenciado a través del ambiente, la codificación con símbolos ambiguos, la falta de atención y comprensión, y por supuesto el lenguaje, siendo este último un factor muy importante en la comunicación, no sólo la expresión verbal y escrita sino también la postura y los gestos pueden producir ruido y entorpecer la comunicación.

En tal sentido, es importante destacar que la comunicación debe valerse de todos los tipos y elementos de la comunicación para fortalecer la cultura propiciando la motivación, generando la participación y creatividad en el proceso y por consiguiente consolidar un clima organizacional favorable donde se evidencie la satisfacción de todos sus miembros y al mismo tiempo conduzca al éxito de la organización.

Por lo tanto, el ruido es uno de los elementos distorcionadores de la información y en consecuencia genera malestar entre los miembros ya que, la información no llega con la efectividad con que fue emitida, en tal sentido el gerente debe poner en práctica habilidades y destrezas que le permitan disminuir o eliminar de ser posible dicho elemento.

En consecuencia, el ruido se convierte en una barrera de la comunicación que entorpece el proceso comunicacional de las instituciones generando en las mismas malos entendidos, disgustos discusiones innecesarias que no conducen a nada; por lo que los miembros de las organizaciones deben ampliar las estrategia comunicacionales a fin de no darle cabida a este elemento dentro de las mismas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Chiavenato, I (2001) Administración, Procesos Administrativos. McGRAW HILL Interamericana. Colombia

Gibson, J.; Ivancevich, J.; Donnelly J (2005). Organizaciones. Comportamiento. Estructura y procesos. México. Editorial McGraw-Hill.

Koontz, H. y Weihrich, H. (2004) Administración una perspective integral. McGRAW HILL Interamericana México.

Robbins, S. y Decenzo, D. (2002) Fundamentos de Administración.  Pearson Editores. México

Robbins, S. (2000). Comportamiento Organizacional: Teoría y Práctica. México. Prentice Hall.